Excel VBA 開発

Excel VBA開発

業務効率化の方法としてのExcel VBA開発

業務内容を見ていくと、毎日のように同じ作業をしている場合があります。 このような作業の特徴は、単純なのに仕事量が多い、同じような作業なのでミスが発生してしまうことが少なくありません。
また、限られた担当者しか、作業手順を理解していないということはありませんか。担当者がいなくなった場合に業務が止まってしまうリスクもあります。

業務効率化に向けて

Excel入力やコピーの人為的なミスの防止
Excel作成などの「単純作業」にかけていた時間を「高付加価値な業務」へ!
「属人化した業務」を「標準化」へ!

繰り返しの作業は自動化しませんか?

Excel VBAとは
多くの事務処理で使われている【Microsoft社 Excel】は
「ワープロ機能」・「表計算」としてお使いになっていると思います。

Excelには、【マクロ】という機能が付いています。

マクロとは マクロとは、「録画」のように、Excel上で行った人間の操作を「記録」をし、 記録された操作を、何度も再生できます。

マクロを使うと、人間がExcel上で行う操作を、自動化できます。 一度記録させると、ボタンをクリックするだけで、同じ処理を 繰り返し操作できるということです。
Excel VBAとは マクロでExcelに操作を記録すると、Excelにプログラム言語で登録されます。
Excel VBAとは、そのプログラム言語です。

マクロを使うと
今まで、人が手作業で繰り返し行っていた作業を「再生ボタン」を押すだけで自動でできるようになります。
しかもプログラムなので、人間が時間をかけて行っていた作業を数秒でミスなく再生します。

人間が疲れることもなく、時間をかけず作業の効率化が可能となります。

Excel VBA開発で、できること

データの書き方がバラバラな資料の集計に手間がかかる

バラバラの書類を手入力でコピペし、集計

 ボタン1つで、設定した場所からデータをコピペし
 集計が可能になります

Excel VBAのボタン押下でcsvを自動集計

 

請求書印刷が顧客1件ずつデータ入力し[印刷]する
(顧客の数だけ繰り返す)

請求書データを手入力し、印刷を行う

 ボタン1つで、全顧客分の請求書の自動印刷が可能になります

Excel VBAのボタン押下で自動で全件分の請求書印刷が可能

 

手作業で複雑な処理
(データの抽出、特定の項目で集計、加算・減算など)を
行ってデータを作成

手作業で複雑な処理でデータを作成

 ボタン1つで、複雑な計算を自動で行うことが可能になります

Excel VBAのボタン押下で自動で複雑な計算を行う

 

すでに使用しているソフトウエア
そのソフトウエアだけの利用しか行っていない

既存のソフトウエア、その先の運用がない

 既存のソフトウエアからcsvデータをダウンロードし
さらにデータを利用した運用を行うことが可能です。

Excel VBAのボタン押下でソフトウエアのcsvから運用を行う

 

Excel VBA開発の実績例

ミラソルサポートが行った、実際のお客様からの依頼をご紹介します。

見積書 自動作成

 導入前 
見積書の作成時、
ワープロのようにをExcelに項目、金額を毎回、手入力。
別のお客様には、すでに作成したExcelを修正して新しい見積書とする。その修正に時間がかかる
 

 導入後 
Excelの見積作成シートにて
見積項目が表示され、 必要な見積書の項目を☑するだけで、見積書と金額が自動で作成。見積項目が一覧で確認できるので、他の提案もしやすくなった
 

請求書 自動印刷

 導入前 
請求書の作成時、
いつも使用している管理ソフトから金額を探し、Excelに手入力。
お客様に1枚ずつ請求書を作成し印刷するので、お客様の人数分、入力と印刷作業を繰り返していた。
 

 導入後 
ExcelVBAで
管理ソフトからcsvを読込、お客様の請求書を一括で自動作成。
領収書が必要なお客様も自動で作成
入力ミスや転記ミスがなくなった

 

シフト表 自動作成

 導入前 
各部署が作成している勤務表を、総務部でまとめ、市に提出する規定のシフトを作成。
部署ごとに必要な情報が異なる勤務表なので統一すると反発があるため、総務部が各勤務表から統一シフトを作成し直している状況。
 

 導入後 

ExcelVBAで
各部署のシフトを一括取込、市に提出用のシフトを自動作成。
人の手による細かい変換が不要になった。
 

休日出勤管理

 導入前 
紙で申請する休日出勤・振替休日。
提出された紙をExcelに総務部がExcelに手入力で管理。振替休日の消込に時間がかかっていた。
 

 導入後 
(認証押印が必須の為、紙申請は変更しないが)
Excel画面で
休日出勤と振替休日取得の状況が一目でわかるように改良。
社員の休日出勤の取得状況・振替休日の取得状況の把握ができるようになり、部ごとの啓蒙を行い、休日出勤減少へ動きができるようになった。

手数料管理

 導入前 
各顧客から送付されるcsvは形式が全部異なる現状。
各顧客別のcsvで担当者の手数料集計し、担当者への手当明細書を作成。集計の条件が複雑なので、手作業ではミスが発生。
 

 導入後 

ExcelVBAとAccessデータベースの併用で
顧客からのcsvを自動でAccessデータベース取込、データベースから担当者の手当明細書を出力するように作成。
明細書作成の時間が大幅に減少。
 

シフト管理

 導入前 
勤務シフト
担当者のシフトを日にちと時間・担当場所の一覧だけの表示。全体のシフトが見ることが不可能なため、シフト抜け・ダブりが分かりづらい状況。
 

 導入後 
Excel画面で
担当者シフト表から、ボタン1つで、グラフのように時間軸の表を塗りつぶして、視覚的にシフトに抜けがないか確認できるようになった。

 

Excel VBA開発の費用

他のシステム開発を行うと高額な費用がかかります。また市販のパッケージソフトウェアは、安価ですが、自社に合わない部分がでてきます。
Excel VBA開発では、ヒアリングを行い、予算にあった部分的なシステム開発が可能です。

まずは、作業で無駄と感じること、「こんなことは自動化できますか?」など、お気軽にご相談ください。
段階的に自動化を行う。本当に時間のかかる部分だけをExcelVBAで自動化するなど、寄り添った自動化を実現いたします。

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